1,8 k partages Partager Tweet WhatsApp E-mail L’établissement de budgets pour votre projet ou même pour votre organisation est l’une des tâches les plus chronophages.
Nous pensons souvent qu’un budget est un format simple attaché à une proposition de projet et que vous devez le remplir en fonction des activités et des stratégies proposées dans le projet. Toutefois, lorsque vous commencez à ouvrir une proposition à l’envers, vous vous rendez compte que le budget est un élément essentiel du projet.
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Nous avons décidé d’élaborer une proposition de projet parce que nous avons compris et réalisé qu’il existe un budget pour la soutenir. Nous pensons également que les besoins du projet ne peuvent être satisfaits que si un budget est disponible pour eux. En fait, le budget détermine les limites du projet. Un budget est également l’un des derniers facteurs déterminants pour qu’un projet reçoive son financement. Si le budget est trop élevé, le donateur l’agence peut soit vous demander de la réduire, soit, dans certains cas, rejeter l’ensemble de la proposition s’il s’agit d’un processus de demande hautement concurrentiel.
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La compréhension et l’élaboration d’une proposition sont donc un exercice important de votre processus de développement de proposition. En d’autres termes, « c’est un programme expliqué en termes monétaires ».
Les raisons pour lesquelles nous avons besoin d’un budget ne sont pas simplement pour planifier les dépenses de votre projet, mais aussi pour convaincre vos donateurs que vous allez valoriser l’argent qu’ils donneront au projet.
C’est une question très importante car une proposition de projet est un long document comprenant plusieurs éléments différents. Il y a une partie d’introduction, un historique, une explication pour justifier le projet, il y a bien sûr des buts, des objectifs et des stratégies. Mais quelle est cette page unique de la proposition vers laquelle chaque donateur se tournerait et examinerait avant de donner une dernière décision ?
Que regarde le donateur dans le budget proposé ?
Pour chaque donateur, il est important que le processus d’élaboration et de mise en œuvre d’un projet soit « transparent ». La transparence consiste à impliquer les parties prenantes, à partager des idées et à construire le projet avec chaque activité réelle liée à vos buts et objectifs.
L’ « impact » est nécessaire, car la plupart des propositions recherchent d’énormes informations sur les résultats attendus. En fait, les grandes agences donatrices ont consacré plusieurs pages de leurs documents de format de proposition à « l’analyse des résultats » pour identifier et comprendre que chaque centime dépensé aura un impact au niveau du terrain. En outre, le processus de suivi et d’évaluation défini dans une proposition détermine la capacité de l’agence à évaluer l’impact que le projet créera à long terme.
La « capacité » est également un autre élément important d’une proposition de projet. Les agences donatrices souhaitent savoir comment l’organisation proposant de mettre en œuvre un projet se positionne par rapport à ses compétences et à ses capacités. Par exemple, si votre organisation a proposé de mettre en œuvre un projet sur « l’autonomisation des droits de l’homme », l’agence donatrice évaluera si elle a déjà acquis une certaine expérience dans le domaine des droits de l’homme et à quel niveau. De même, tout projet d’autonomisation des femmes nécessite que l’ONG proposante justifie qu’elle possède les compétences nécessaires pour exécuter un tel projet. La capacité comprend également le nombre d’experts que vous avez dans votre organisation sur le sujet. Dans certaines propositions, ils demandent également des informations sur votre personnel afin que les donateurs soient convaincus que l’exécution du projet est entre de bonnes mains.
Les agences donatrices, lorsqu’elles examinent les propositions de projets, ont souvent l’habitude de comparer les propositions de projets. Dans les offres hautement compétitives, cela est très répandu. Comment les autres organisations ont ont encadré leurs activités et stratégies de projet pour atteindre les objectifs souhaités et le type de ressources qu’ils utilisent.
Mais la dernière chose qui influence la plupart des donateurs est le type de « budget » que l’ONG propose dans le cadre de la proposition. Il n’est pas rare que certains donateurs lisent vos propositions à rebours pour s’assurer que le budget proposé répond bien aux attentes raisonnables. Si le budget est trop élevé (voire trop petit), le donateur ne s’intéressera pas à la lecture du reste du document.
Lorsque vous développez une proposition de projet, vous devez consulter les directives de candidature pour savoir si une limite budgétaire a été mentionnée. Si ce n’est pas mentionné, il est essentiel de recueillir des informations à ce sujet. Vous pouvez appeler l’agence donatrice ou rechercher des projets antérieurs pour savoir quelle est la limite budgétaire. Une fois que vous connaissez la limite budgétaire, cela vous ouvre les yeux pour développer le projet.
Quels sont les types de budget ?
Il existe deux types de budgets : le budget d’activité et le budget de poste.
Le budget d’activité, comme son nom l’indique, couvre les coûts nécessaires à la mise en œuvre d’une activité de projet. Par exemple, si la stratégie de votre projet vise à renforcer les capacités des leaders de la société civile dans votre région, vous organisez généralement des ateliers dans le cadre de l’activité. L’organisation d’ateliers comporte des coûts : il y a des coûts liés à l’embauche de personnes ressources, à la réservation d’un lieu où les participants peuvent se réunir, à leurs frais de transport, à la nourriture, à l’hébergement et au matériel et aux documents
Lors de l’élaboration d’un tel budget d’activité, vous devez diviser chaque dépense comme indiqué ci-dessous. Assurez-vous d’indiquer les coûts unitaires de chaque dépense. Que vous organisiez l’atelier pour une journée ou 3 jours, il faut montrer que les dépenses « par jour » du formateur, des participants, etc. présente le montant total de l’activité. Cela permet au donateur d’avoir une vision claire de l’activité du projet et de ses coûts.
Un budget de ligne peut être connu sous différents noms, mais ils peuvent être assez compliqués, contrairement à un budget d’activité. Pour un budget de ligne, vous devez présenter le budget sous de grands domaines. Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessous, il existe des catégories (dans la plupart des cas, données par les donateurs sous forme de proposition) et vous devez casser le budget dans ces catégories. Les principaux donateurs tels que l’USAID et la Commission européenne préfèrent que leurs budgets soient des postes, ce qui peut être assez compliqué.
Comment puis-je commencer à développer un budget de projet ?
Une proposition de projet comporte plusieurs éléments tels que les buts, les objectifs, les résultats, les stratégies et les activités du projet. Avec autant de sections, comment et d’où vous pouvez commencer le processus d’élaboration d’un budget de projet.
Un la meilleure façon de commencer à établir un budget de projet est d’examiner les activités de votre projet. Bien que le processus de développement de projet exige que vous alliez et revenez des buts, des objectifs aux stratégies et aux activités, et ce, une fois que vos activités sont prêtes, vous avez atteint un niveau de clarté élevé.
Peu importe la complexité du format budgétaire d’une demande de proposition, la première étape vers l’élaboration d’un budget de projet consiste d’abord à noter toutes vos activités, puis à y associer les coûts. C’est le moyen le plus logique et le plus simple d’établir un budget pour une proposition.
Comment puis-je utiliser les activités du projet pour préparer le budget de mon projet ?
Étant donné que les activités du projet influencent la budgétisation de votre projet, il est important de les clarifier. Si vous connaissez les spécifications de vos activités de projet, les budgets peuvent être élaborés plus facilement et plus fréquemment. Nous va comprendre cela à partir de l’exemple suivant.
Disons qu’en tant qu’ONG au Népal, vous proposez un projet visant à renforcer les capacités des dirigeants de la société civile dans le pays. L’une des activités que vous mentionnerez dans le cadre de ce projet est :
« Organiser des ateliers pour les dirigeants de la société civile au Népal »
Maintenant, lorsque vous commencez à élaborer une proposition et que vous examinerez cette activité ci-dessus, vous serez un peu confus.
Toutefois, que se passe-t-il si vous avez mentionné la même activité que :
« Organiser 3 ateliers pour 15 dirigeants de la société civile à Katmandou »
Ne pensez-vous pas qu’il est maintenant plus facile pour vous d’établir le budget du projet ? Dans le dernier exemple, vous êtes maintenant absolument certain du nombre d’ateliers que vous devez organiser et du nombre de participants et vous avez également l’idée de son emplacement. Vous pouvez rapidement calculer les coûts en fonction des spécifications ci-dessus.
Même vos agences donatrices seront très impressionnées si vous visualisez vos activités avec plus de clarté et si vous les mentionnez dans votre proposition de projet. Si votre liste d’activités est claire et précise, la majeure partie de votre travail budgétaire est terminée !
Quels sont les autres coûts qui peuvent être mentionnés en dehors des coûts d’activité dans le budget d’un projet ?
Les agences donatrices insistent sur la couverture des coûts des activités En fait, certains donateurs ne peuvent financer que des activités. Toutefois, pour les propositions de projet plus importantes, il y aura des frais généraux et des coûts de personnel en plus des activités énumérées. Pour mettre en œuvre des activités, vous devez disposer de ressources humaines, d’un bureau et d’autres mécanismes opérationnels. Ces coûts relèvent souvent du budget des postes budgétaires.
Les ressources humaines peuvent représenter des coûts pour les salaires des responsables de projet, des assistants de projet, des comptables ou même des consultants chargés de la mise en œuvre des activités.
Certains coûts d’exploitation tels que le loyer, le téléphone, les déplacements sont nécessaires pour soutenir la bonne exécution de vos activités de projet.
Les coûts liés au suivi et à l’évaluation devraient également être inclus dans le budget. Dans la plupart des formats de proposition de projet, les donateurs demandent aux ONG de soumettre un plan de suivi et d’évaluation. Ce plan peut entraîner des coûts supplémentaires tels que l’embauche d’un évaluateur externe ou la réalisation de travaux de recherche supplémentaires. Les coûts associés à un tel processus peuvent être mentionnés dans le budget.
Certains coûts d’urgence peuvent être ajoutés si votre ONG travaille dans une situation instable où la plupart des conditions sont hors de contrôle, telles que la zone de projet touchée par un conflit. Dans tous les cas, vous devez justifier ce montant et cela peut nécessiter une certaine rupture, comme les coûts de communication lors d’un urgence, etc.
Comment calculer le temps du personnel dans le budget d’un projet ?
Dans certains formats de proposition de projet, vous pouvez avoir rencontré le « temps du personnel » ou le nombre d’ « heures-personnes » nécessaires au projet. Les grands donateurs sont très méticuleux sur ces détails et nécessitent des calculs minutieux pour l’argent qu’ils vont donner aux organisations. Ils s’attendent donc à ce que les budgets soient clairs dans les moindres détails.
Les salaires constituent une partie très sensible du budget du projet, même pour les donateurs. De plus en plus de bailleurs de fonds résistent à l’allocation d’argent pour les salaires et les frais généraux. Comme ils ont tendance à devenir extrêmement controversés, il est important que les ONG fassent preuve d’une transparence absolue sur cette partie du budget. Les donateurs seraient heureux de couvrir les salaires si cela est justifié.
Si vous calculez le salaire du chef de projet pendant le processus de budgétisation, vous pouvez d’abord vous demander le nombre d’heures que le responsable est censé travailler par jour. Vous devez refléter vos conditions locales et votre taux de salaire du marché local. Ne gonflez pas inutilement les coûts salariaux car cela irrite très facilement les donneurs. Pour justifier au donateur que vous payez le salaire selon le taux du marché local, vous pouvez vous référer à quelques exemples tels que les salaires du gouvernement ou d’autres salaires de projet.
Si votre responsable doit travailler 8 heures par jour, vous pouvez calculer le salaire horaire et le total sur une base mensuelle. Vous pouvez mentionner le nombre d’ « heures-homme » que le responsable est censé donner dans un mois et l’unité comme taux horaire. Ensuite, vous pouvez mentionner le salaire total du responsable.
Les frais généraux font référence aux dépenses qui sont nécessaires à l’organisation pour gérer ses opérations et ils ne couvrent aucune dépense directe des activités du projet. Cependant, ils font toujours partie de nombreux projets budgets.
Les frais généraux peuvent inclure le loyer des bureaux, les frais de téléphone, les frais comptables, les salaires du personnel organisationnel, les réparations, les fournitures, les voyages, etc. Ces dernières années, les frais généraux sont devenus un problème majeur pour les donateurs. Moins vous en parlez, mieux c’est, mais pour les petites organisations sans solide expérience financière, les frais généraux constituent un enjeu important.
La question est maintenant de savoir s’il faut ou non inclure les frais généraux dans le budget de votre projet ?
Vous devez d’abord vous référer aux directives de soumission de propositions pour savoir si l’agence donatrice vous permet d’inclure les frais généraux ou au moins les dépenses administratives dans votre projet. Certains donateurs ne financeront que des activités et mettront à la condition que les bénéficiaires ne leur proposent pas directement de frais généraux ou qu’ils s’approvisionnent en ce type de dépenses ailleurs.
Si le donateur vous permet de inclure les frais généraux dans le budget du projet, vous pouvez vous sentir un peu soulagé. Cependant, presque tous les types de donateurs souhaitent que les ONG spécifient un certain pourcentage du budget global du projet pour les frais généraux. Dans la plupart des cas, il devrait être de 10 à 15 % mais pas plus. Même si vous le mentionnez à plus de 10 %, vous devez fournir une énorme justification.
Supposons que votre projet se situe dans un paysage géographique très difficile, comme dans des montagnes reculées, et que vous ayez besoin de consacrer beaucoup de temps et de ressources aux déplacements, alors des frais généraux supérieurs à 10 % sont justifiés. Mais dans la plupart des cas, lorsque les conditions du projet sont plus faciles, vous ne devez pas demander plus de 8 % des frais généraux.
De plus, une fois votre projet approuvé, il peut y avoir une certaine possibilité de révision des budgets, vous pouvez négocier directement avec le donateur pour augmenter légèrement les frais généraux.
Qu’est-ce qu’une contribution de contrepartie et d’où puis-je obtenir mon ONG ça ?
Souvent, vous devez avoir découvert dans les appels d’offres et autres directives de proposition de donateurs que seulement 90 % du financement sera accordé au projet. Alors, d’où viendront ces 10 % ?
Ce 10 % est désigné comme la contribution de contrepartie au projet. Cela ne signifie pas que l’agence donatrice refuse d’assumer la responsabilité de ces 10 % mais veut plutôt s’assurer qu’il existe une certaine présence de partenariat et un sentiment d’appartenance à l’égard du projet et que d’autres parties prenantes y participent.
Mais pour les petites entreprises, il est toujours difficile de s’approvisionner en 10 %. Vous trouverez ci-dessous certaines des options à partir desquelles ils peuvent mobiliser ces 10 %
- À partir de ressources propres
- D’une autre agence donatrice
- De la communauté des bénéficiaires
- Des autorités locales
Un élément important de la contribution de contrepartie est qu’elle ne doivent nécessairement être sous forme monétaire. Vous pouvez expliquer au donateur que vous ou la communauté bénéficiaire êtes prêt à apporter une contribution en nature au projet qui sera de 10 % du budget total.
La contribution en nature peut être l’espace de bureau de votre organisation, le temps de travail de certains de vos employés existants, tels que le directeur, le comptable, etc., qui peuvent être payés par un autre projet ou par le financement du corpus de l’organisation.
La contribution en nature de la communauté peut prendre la forme de terres et de main-d’œuvre et les coûts peuvent être évalués et présentés dans le budget.
La contribution de donateurs extérieurs ou même du gouvernement peut également être un excellent choix. De nombreux donateurs augmenteront facilement 10 % des coûts du projet parce qu’ils ont la chance de s’associer à un projet plus important à un coût si faible. Ainsi, lorsque vous vous approchez d’eux et que vous leur dites que vous avez de fortes chances financement pouvant aller jusqu’à 90 % pour le projet, ils seront plus que disposés à vous rejoindre avec les 10 % restants.
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